Tóm tắt giới thiệu ý tưởng cơ bản của phương pháp McKinsey.
Sáu yếu tố
Thông thường, quy trình làm việc của McKinsey bao gồm sáu yếu tố.
- Xác định nhu cầu. Tại thời điểm này, cần phải cách ly vấn đề chính của khách hàng.
- Phân tích. Vấn đề được chia thành các yếu tố, sau đó các giả thuyết được đưa ra liên quan đến nguyên nhân có thể của vấn đề và giải pháp của chúng, được xác minh bằng thực tế. Sau khi xác nhận các giả thuyết, một kế hoạch giải quyết vấn đề được phát triển.
- Trình bày. Giải pháp đơn giản và được trình bày rõ ràng cho khách hàng phê duyệt.
- Sự quản lý. Chìa khóa thành công là một khách hàng thông thái, có liên quan và nhiệt tình, cũng như một đội ngũ có động lực nhằm giải quyết các vấn đề.
- Thực hiện. Các giải pháp phát triển được thực hiện trong thực tế, đánh giá hiệu quả của nó được thực hiện, nếu cần thiết, giải pháp được điều chỉnh. Sau đó, bản thân khách hàng phải liên tục cải tiến kế hoạch giải quyết vấn đề.
- Khả năng lãnh đạo. Công việc như vậy là không thể nếu không có người lãnh đạo đúng đắn, người phải mang tầm nhìn chiến lược đến với công chúng, truyền cảm hứng cho nhân viên thực hiện giải pháp và giao phó trách nhiệm một cách chính xác.
Dưới đây chúng tôi đưa ra một số điểm thú vị trong công việc của McKinsey.
Định nghĩa vấn đề
Vấn đề phải được xác định, cô lập và xây dựng theo cách mà nó có thể được phân tích kỹ lưỡng dựa trên thực tế.
Trong quá trình xác định một vấn đề, phương pháp MECE được sử dụng - loại trừ lẫn nhau, triệt để tập thể - loại trừ lẫn nhau, cùng nhau triệt để. Điều này có nghĩa là các yếu tố của vấn đề không nên trùng lặp với nhau, nhưng cùng nhau sẽ bao quát toàn bộ vấn đề. Điều này đơn giản hóa việc phân tích và cho phép bạn không bỏ lỡ bất cứ điều gì quan trọng.
Một phương pháp khác để phân tích vấn đề là biên dịch cây logic, danh sách phân cấp các thành phần chính của vấn đề. Thông thường, phân tích này bắt đầu bằng một cái nhìn bao quát, ở mức độ cao về vấn đề (góc nhìn 20.000 feet). Trong quá trình phân tích, bạn cần chia vấn đề thành các yếu tố cấu thành của nó và đi sâu vào chi tiết.
Ví dụ: bạn có thể bắt đầu đánh giá các sản phẩm của công ty, đi đến tổng quan chung về thu nhập và chi phí, giới hạn phân tích đối với một số nguồn thu nhập (ví dụ: cho thuê và dịch vụ) và xem xét các vấn đề này chi tiết hơn (ví dụ: chia theo khu vực).
Giả thuyết
Khi các thành phần chính của vấn đề được xác định, một hoặc nhiều giả thuyết được đưa ra liên quan đến các giải pháp có thể. Sự hiện diện của một giả thuyết đưa ra hướng phân tích và trình bày tiếp theo.
Thông thường ở giai đoạn này, bạn vẫn không có đủ dữ liệu để đưa ra một giả thuyết hợp lệ. Do đó, nguồn gốc của các giả thuyết là trực giác và hiểu biết cơ bản về vấn đề.
Thông thường trong quá trình làm việc, các chuyên gia tư vấn thiếu dữ liệu nguồn và họ buộc phải dùng đến trực giác.Điều này là bình thường, vì thường không thể có tất cả dữ liệu để đưa ra quyết định. Hầu hết các nhà quản lý đưa ra quyết định dựa trên cả dữ liệu và trực giác.
Phân tích và thu thập dữ liệu
Sau khi đưa ra một giả thuyết, cần phải thu thập dữ liệu để xác nhận hoặc bác bỏ nó. Các chuyên gia tư vấn nói chung và McKinsey nói riêng, rất chú ý đến các sự kiện và dữ liệu.
Nguyên tắc cơ bản của phân tích là tính toàn vẹn. Cần xác định các yếu tố chính ảnh hưởng đến vấn đề và phân tích chúng một cách phức tạp và không riêng biệt. Điều quan trọng là không để mất tầm nhìn của bức tranh tổng thể về vấn đề và không lãng phí thời gian để phân tích từng khía cạnh của nó.
Chỉ phân tích các khía cạnh sẽ giúp xác nhận hoặc bác bỏ giả thuyết của bạn. Hãy cố gắng xác định và trước hết là thực hiện chiến thắng nhanh chóng - một tùy chọn phân tích đơn giản có thể giúp bạn tiến bộ đáng kể trong việc kiểm tra một giả thuyết.
Các phương pháp chính để kiểm tra các giả thuyết là phân tích dữ liệu và phỏng vấn.
Các chuyên gia tư vấn thường sử dụng ba phương pháp thu thập và phân tích dữ liệu - phân tích báo cáo hàng năm (bạn có thể nhận ngay rất nhiều thông tin chính từ họ), phân tích hệ số và xác định độ lệch (ví dụ: khu vực tốt nhất / tồi tệ nhất), phân tích thực tiễn công nghiệp tốt nhất (để có ý tưởng về cách thức hoạt động tốt nhất) .
Đối với cuộc phỏng vấn, họ chuẩn bị trước cho nó (bao gồm gửi câu hỏi cho người được phỏng vấn trước để cho phép họ chuẩn bị); tham gia cùng nhau (người ta nói, người thứ hai viết); sử dụng các kỹ thuật như lắng nghe tích cực,câu hỏi mở và gián tiếp; chủ động quản lý quá trình phỏng vấn; đừng hỏi quá nhiều và cuối cùng để lại những câu hỏi sắc sảo; và gửi ghi chú của họ cho người được phỏng vấn để kiểm tra sự hiểu biết của họ và nắm bắt những điểm quan trọng.
Nó thực hành tốt để viết ra ba điều quan trọng trên một bảng chung mỗi ngày mà bạn học được trong một ngày. Điều này cho phép bạn tập trung và định hướng luồng suy nghĩ và dự án.
Điều cực kỳ quan trọng là cởi mở với sự thật và không cố gắng điều chỉnh chúng theo giả thuyết của bạn. Hoàn toàn bình thường để sửa chữa giả thuyết hiện tại hoặc đưa ra những cái hoàn toàn mới.
Tất nhiên, 20/80 được sử dụng đúng cách - 20% phân tích cho 80% kết quả.
Giải thích kết quả phân tích có hai mục tiêu song song - bạn muốn nhanh chóng và bạn muốn đúng.
Phát triển giải pháp và trình bày
Vào cuối phân tích, một giải pháp cho vấn đề được phát triển. Điều quan trọng là phải xem xét nhu cầu và khả năng của khách hàng. Hãy chắc chắn rằng giải pháp có thể được thực hiện có tính đến các kỹ năng, hệ thống, quy trình, cấu trúc, nhân sự, ngân sách hiện có. Ngoài ra, hãy cố gắng nhìn vào giải pháp qua con mắt của khách hàng và hiểu cách nó sẽ tăng thêm giá trị cho công ty.
Trình bày quyết định để khách hàng hiểu và chấp nhận nó. Trình bày không phải là một mục tiêu, mà là một công cụ để đạt được một mục tiêu. Do đó, nó nên đơn giản và thuyết phục. Một ý tưởng cho mỗi slide, đồ họa chỉ để hỗ trợ các ý tưởng, vv Đây không phải là một cuộc thi nghệ thuật.
Sử dụng thử nghiệm thang máy trên thang máy - một chuyến đi thang máy 30 giây là đủ để giải thích ý tưởng, nếu không thì quá phức tạp.Bài thuyết trình tốt nhất không mất bất cứ chi phí nào nếu khách hàng từ chối lời đề nghị của bạn hoặc không thể thực hiện nó.
Thật tốt khi thảo luận về giải pháp trước với các nhà quản lý khách hàng quan trọng để tránh những bất ngờ trong buổi thuyết trình.
Sự quản lý
Các khuyến nghị để quản lý nhóm là tiêu chuẩn - sự cân bằng giữa kiến thức và kỹ năng, giao tiếp tốt, các cuộc họp tập trung ngắn gọn.
Đối với mối quan hệ với khách hàng, điều quan trọng là phải thu hút họ (một cách gián tiếp, không trực tiếp và không hứa hẹn rằng bạn có thể làm điều đó), hỗ trợ (liên quan đến quá trình và có được sự đồng ý với các quyết định) và giữ (đáp ứng mong đợi hoặc vượt quá họ).
Các đề xuất quản lý cũng rất đơn giản - ủy thác, sử dụng thông tin liên lạc, tôn trọng các hạn chế về thời gian của bạn, để không bị kiệt sức trong công việc.