Giúp người đọc - cấu trúc suy nghĩ của bạn theo hình kim tự tháp
Khi chuẩn bị tài liệu, nhiều người đại diện cho nội dung trong tương lai của nó, nhưng không có kế hoạch cụ thể - phải nói gì và làm thế nào để xây dựng nó. Họ chỉ bắt đầu viết, hy vọng rằng cấu trúc sẽ tự xuất hiện. Kết quả là một câu chuyện thất thường mà người đọc sẽ phải hiểu.
Lý do thích thứ tự. Ông thậm chí còn sắp xếp dữ liệu ngẫu nhiên theo một thứ tự nhất định.
Thí dụ. Người Hy Lạp cổ đại nhìn thấy trong các cụm sao hình các con vật, thay vì các điểm lăng nhăng.
Đọc, một người tự động cố gắng sắp xếp thông tin dưới dạng kim tự tháp, nền tảng của nó là sự biện minh và lập luận xác nhận kết luận. Ở dạng này, người đọc dễ dàng "tiêu hóa" thông tin hơn.
Thí dụ. Những chiếc ghế lạnh. Tôi gần như đã tham gia vào một cuộc chiến. Ý thua. Đó là một trận bóng đá thực sự khủng khiếp. Một câu chuyện như vậy, người Viking có cấu trúc rất kém, vì ý tưởng chính chỉ được chỉ ra ở cuối.
Theo cấu trúc của kim tự tháp, một khái quát hóa được đưa ra đầu tiên, và sau đó lập luận được đưa ra. Câu chuyện trên dễ hiểu hơn nếu bạn cấu trúc nó khác đi.
Thí dụ. Đây là một trận bóng đá thực sự khủng khiếp: ghế lạnh, tôi gần như đánh nhau và Ý thua.
Nhóm các ý tưởng tương tự và sau đó thể hiện mỗi nhóm trong một câu
Khi xây dựng một kim tự tháp, sử dụng phương pháp từ dưới lên: đầu tiên liệt kê tất cả các luận điểm, nhóm các nhóm dẫn đến cùng một kết luận. Sau đó diễn đạt mỗi nhóm trong một câu. Mỗi khái quát như vậy là đỉnh của kim tự tháp.
Lặp lại thủ tục cho các nhóm còn lại. Do đó, ý tưởng chính của toàn bộ tài liệu sẽ được thể hiện trong một câu. Kim tự tháp của bạn đã sẵn sàng.
Thí dụ. Các cơ sở khách hàng của chúng tôi đang tăng trưởng, mỗi khách hàng mua nhiều hơn và chúng tôi tăng giá của chúng tôi có thể được thể hiện trong một câu: Sau đó, bạn có thể nhóm khái quát hóa này với những người khác, ví dụ, với việc giảm chi phí cố định của chúng tôi và các chi phí biến đổi của chúng tôi đã giảm, và thể hiện nhóm mới này bằng một câu chung: Thu nhập của chúng tôi đang tăng lên.
Phân nhóm và tóm tắt rất đơn giản, nhưng bạn cần tuân thủ các quy tắc cơ bản:
- Bất kỳ suy nghĩ nào được thể hiện trong một kim tự tháp nên là một mô tả ngắn gọn về các luận văn được nhóm lại. Không bao giờ sử dụng những khái quát vô nghĩa như "có ba lý do để vào thị trường Áo". Đây là một nét vẽ nguệch ngoạc thêm, vì tác giả không bận tâm đến việc khái quát ba lý do cho người đọc.
- Tóm tắt trong bất kỳ nhóm nào phải giống nhau về mặt logic và ở cùng mức độ trừu tượng. Đó là, một nhóm không thể bao gồm các táo táo, các loại trái cây và các loại bàn ăn: táo và bàn không giống nhau về mặt logic, và trái cây chanh là một thuật ngữ trừu tượng đề cập đến cấp độ cao hơn của kim tự tháp.
Đặt vấn đề: Rút ra kết luận từ chuỗi dữ liệu bằng cách sử dụng khấu trừ
Bất kỳ khái quát nào trong kim tự tháp nên đưa ra một câu hỏi từ người đọc, câu trả lời được đưa ra sau. Câu trả lời được xây dựng bằng phương pháp khấu trừ.
Khấu trừ là một quá trình suy luận trong đó kết luận được rút ra từ các giả định.
Thí dụ. Từ các giả định "tất cả mọi người là phàm nhân" và "Goliath là một người đàn ông", kết luận sau đây là "Goliath là phàm nhân". Sau đó, bạn có thể tóm tắt toàn bộ quá trình suy luận: "Goliath là một người đàn ông, anh ta là phàm nhân".
Đối với các khuyến nghị, sử dụng thứ tự khấu trừ ngược.
Thí dụ. Chúng tôi phải thuê một ứng cử viên có thể đọc. Thí sinh A có thể đọc. Do đó, chúng tôi phải thuê ứng viên A. Vì vậy, thứ tự giả định-giả định-kết luận che giấu thông tin chính đến cùng.Các khuyến nghị thường được hưởng lợi từ thứ tự ngược lại: Đăng Chúng tôi phải thuê ứng viên A, bởi vì chúng tôi cần một người có thể đọc, nhưng anh ta có thể.
Mặc dù thực tế rằng lý luận suy diễn là một quá trình đơn giản và tự nhiên, nó không nên được sử dụng trong tranh luận phức tạp, trong đó một số mức độ biện minh là cần thiết để xác nhận các giả định.
Nếu bạn cố gắng biện minh cho kết luận của một tài liệu phức tạp thông qua suy luận, giả định đầu tiên có thể sẽ có một vài mức độ biện minh mà qua đó người đọc sẽ phải vượt qua được thông qua giả thuyết để tiếp cận giả định thứ hai. Logic này rất khó theo dõi.
Biện minh: rút ra kết luận từ một nhóm các luận điểm tương tự bằng cảm ứng
Nếu việc khái quát hóa trong kim tự tháp không thể được xác nhận bằng suy luận, hãy sử dụng một hình thức lý luận sáng tạo hơn - cảm ứng. Cảm ứng rút ra một kết luận từ một tập hợp các ý tưởng, theo một nghĩa nào đó, tương tự.
Thí dụ. Kết luận, Einstein Einstein là một thiên tài, được xác nhận bởi những khái quát như vậy khi mà ông đã nghiên cứu lý thuyết tương đối,, nghiên cứu về lực hấp dẫn và nghiên cứu về hằng số vũ trụ.
Trong quy nạp, thứ tự logic của các đối số không rõ ràng như trong suy luận. Để làm cho ý tưởng trực quan đến người đọc, thứ tự nên được xác định theo cơ sở của nhóm. Nếu bạn đã nhóm các phần của toàn bộ, ví dụ: các bộ phận công ty, hãy sắp xếp chúng dựa trên cấu trúc của chúng, tương tự như cấu trúc của tổ chức.
Sử dụng nguyên tắc MECE (nguyên tắc loại trừ lẫn nhau, các điều khoản toàn diện chung). Nghĩa là, các bộ phận của công ty sẽ không sao chép các chức năng trong một số bộ phận, nhưng đồng thời, các bộ phận kết hợp với nhau sẽ mô tả tổ chức mà không mất bất cứ điều gì.
Nếu nhóm bao gồm các khuyến nghị, sắp xếp chúng theo thứ tự thời gian, bắt đầu với thứ nhất.
Thí dụ. Khi tóm tắt, Thuê một trợ lý mới, hãy sắp xếp theo thứ tự nhóm: Đặt chỗ trống, mời ứng viên cho một cuộc phỏng vấn, đưa ra quyết định tuyển dụng.
Nếu bạn đã phân loại các yếu tố dựa trên các đặc điểm chung nhất định, hãy sắp xếp chúng theo mức độ đặc trưng trong từng yếu tố.
Để hình thành các khuyến nghị, tiếp cận vấn đề theo quan điểm có hệ thống và hình dung nó bằng cách sử dụng cây logic
Tài liệu kinh doanh thường cung cấp các khuyến nghị để giải quyết một vấn đề. Sử dụng quy trình giải quyết vấn đề đơn giản để đưa ra khuyến nghị.
1. Xác định vấn đề bằng các thuật ngữ rõ ràng, có thể đo lường được.
Thí dụ. Nhà máy mất ba giờ làm việc mỗi ngày; Làm thế nào để tránh điều này?
2. Tìm hiểu chính xác vấn đề là gì.
Thí dụ. Vấn đề không phải ở con người hay nguyên liệu, mà là ở thiết bị: nó bị hỏng mỗi ngày.
3. Đào sâu hơn - tìm hiểu tại sao vấn đề tồn tại.
Thí dụ. Các tiếp viên không được đào tạo đúng cách. Điều này cho phép bạn xác định các hành động để giải quyết vấn đề. Ví dụ, chỉ định giáo viên có trách nhiệm hoặc mời giáo viên bên ngoài.
Để giải quyết vấn đề, bạn có thể hình dung nó bằng cây logic. Cây logic là một sơ đồ đơn giản hóa các kết nối phân nhánh từ trái sang phải.
Thí dụ. Cây lợi nhuận: từ Lợi nhuận Lần lượt tạo thành một thân cây và được chia thành hai nhánh: Bán hàng trực tuyến và Chi phí trực tuyến. "Chi phí" phân nhánh thành "Hằng số" và "Biến"
Cuối cùng, cây sẽ chi tiết đến mức các vấn đề và nguồn của chúng sẽ trở nên rõ ràng. Trong ví dụ này, bạn có thể hiểu rằng lợi nhuận bị giảm do chi phí tăng đối với một số vật liệu nhất định.
Đề xuất cấu trúc dựa trên kết quả bạn có thể đạt được
Bạn đã tìm thấy một giải pháp cho vấn đề người đọc. Bây giờ bạn cần thuyết phục anh ta hành động. Đưa ra khuyến nghị càng thuyết phục càng tốt.
Đưa ra một đề xuất, bạn đưa ra một đề xuất cho hành động nhằm đạt được kết quả mong muốn.Các hành động nhóm dựa trên kết quả mà bạn đang cố gắng đạt được và mô tả nó để sau này bạn có thể hiểu liệu nó đã đạt được hay chưa.
Thí dụ. Người đọc muốn tăng lợi nhuận của họ.
Các khuyến nghị có cấu trúc kém trông như thế này:
1. Chỉ tiêu học tập:
- năng suất cây trồng;
- sự hài lòng của khách hàng.
2. Tiến hành đào tạo thường xuyên hơn:
- nhân viên nhà máy;
- nhân viên Ban hang.
Có hai vấn đề chính trong cấu trúc như vậy: thứ nhất, mặc dù các hành động được nhóm lại có sự tương đồng bên ngoài, chúng nhằm mục đích đạt được các kết quả khác nhau; thứ hai, các kết quả mong muốn cần phải được chi tiết để sau đó đánh giá xem chúng có đạt được hay không.
Do đó, cấu trúc sau rõ ràng và thuyết phục hơn:
1. Tăng 5% doanh số trong quý tiếp theo:
- kiểm tra sự hài lòng của khách hàng;
- Dạy đội ngũ bán hàng của bạn thường xuyên hơn.
2. Giảm 2% chi phí sản xuất trong quý tiếp theo:
- nghiên cứu năng suất cây trồng;
- Dạy nhân viên nhà máy thường xuyên hơn.
Các hành động hiện được nhóm dựa trên kết quả mong muốn. Sau đó, người ta có thể dễ dàng đánh giá liệu các mục tiêu đã thực sự đạt được.
Sử dụng phần giới thiệu để nói với người đọc về những điểm chính trong tài liệu trong 30 giây đầu tiên đọc.
Mỗi tài liệu nên bắt đầu bằng một giới thiệu ngắn gọn để thúc đẩy sự quan tâm của người đọc và đặt ra giai đoạn giải quyết vấn đề.
Cách dễ nhất để khơi dậy sự quan tâm của người đọc và giúp tập trung vào tài liệu là trình bày phần giới thiệu dưới dạng một câu chuyện. Bắt đầu với một mô tả về tình huống (tình trạng hiện tại), xác định vấn đề và cuối cùng đề xuất một giải pháp.
Thí dụ. Tình hình - Hồi ArgonEx đang xem xét đầu tư vào các mỏ mới ở Áo. Vấn đề: Khó ArgonEx rất khó vào một thị trường mới. Để người đọc dễ dàng đồng ý với các tuyên bố của bạn, cả tình huống và sự phức tạp nên quen thuộc với anh ta.
Vấn đề sẽ gây ra cho người đọc những câu hỏi như là cần làm gì? Văn bản chính của tài liệu chứa câu trả lời chi tiết cho câu hỏi này, nhưng trong 30 giây đầu tiên đọc, một ý tưởng chung về ý kiến của bạn sẽ phát triển.
Trong phần giới thiệu, bạn sẽ nói lên ý chính, cũng như các lập luận quan trọng nhất:
Thí dụ. Phần mềm (Điểm nổi bật) ArgonEx có thể thâm nhập thị trường Áo bằng cách mua một người tham gia thị trường hiện tại, bởi vì (1) giấy phép khai thác hiếm khi được cấp cho các công ty nước ngoài, (2) các công ty khai thác trong nước bị bán rẻ và (3) đối thủ cạnh tranh chịu tổn thất lớn trong các tình huống tương tự cố gắng tự mình hành động. "
Sử dụng các tiêu đề và định dạng để thể hiện cấu trúc của kim tự tháp.
Để hướng dẫn người đọc thông qua cấu trúc của kim tự tháp, trước tiên hãy chứng minh điều đó. Phương pháp phổ biến nhất là các tiêu đề chỉ ra các cấp độ và các nhóm ý tưởng. Sử dụng thụt lề để nhấn mạnh các cấp độ của kim tự tháp, số thập phân cũng thường được thêm vào (1, 1.1, 1.1.1). Thí dụ:
Tên tài liệu
Ở đây họ viết phần giới thiệu và chỉ ra lập luận chính, cũng như ý chính của các phần.
1. Phần đầu tiên
Luôn luôn tưởng tượng bất kỳ nhóm các tiêu đề và các điểm chính.
1.1. Tiểu mục đầu tiên
Ý tưởng của tiểu mục này được hỗ trợ bởi các đoạn được đánh số sau đây.
1.1.1. Xác nhận ý tưởng của tiểu mục đầu tiên
1.1.2. Xác nhận ý tưởng của tiểu mục đầu tiên
1.2. Tiểu mục thứ hai
2. Phần thứ hai
2.1. Tiểu mục đầu tiên
2.2. Tiểu mục thứ hai
Người đọc, như một quy luật, đọc các tiêu đề trôi chảy, do đó không cần thiết phải đầu tư ý tưởng chính vào chúng. Giữ chúng ngắn gọn, thể hiện bản chất của phần. Khi sử dụng các tiêu đề có vẻ quá trang trọng, hãy cố gắng làm nổi bật các điểm chính, đối số, v.v. trong văn bản.
Trong các tin nhắn rất ngắn, thụt đầu dòng là cách thích hợp nhất để truyền tải một cấu trúc đơn giản. Thí dụ:
Để gọi vào thứ Hai, tôi cần dữ liệu sau cho Nhật Bản:
- Khối lượng bán hàng
- Chi phí
- Xu hướng thị trường
Sử dụng chuyển tiếp rõ ràng giữa các nhóm đối số để người đọc không bị mất chủ đề
Ngay cả cấu trúc logic nhất của kim tự tháp cũng vô dụng nếu người đọc không theo kịp nó. Di chuyển giữa các phần và tiểu mục, người đọc phải biết khi quá trình chuyển đổi xảy ra. Một cách là chỉ ra các kết luận chính của phần trước khi bắt đầu một phần mới.
Thí dụ. Nếu trong chương trước có sự khái quát hóa thì Arg ArgExEx có quá nhiều cổ phiếu, thì chương tiếp theo về hậu cần có thể được bắt đầu như sau: Đăng Ngoài quá nhiều cổ phiếu, quy trình hậu cần của ArgonEx không hiệu quả. Vì vậy, người đọc sẽ hiểu rằng bạn đã chuyển sang một phân đoạn mới của kim tự tháp.
Nếu chương này đặc biệt dài và phức tạp, hãy hoàn thành nó với một bản tóm tắt ngắn gọn về những điểm chính trước khi tiếp tục.
Nếu tài liệu bao gồm các khuyến nghị, bạn có thể kết luận nó với một phần đơn giản và có thể thực hiện được.
Điều quan trọng nhất
Cấu trúc kỹ lưỡng suy nghĩ của bạn trước khi bạn bắt đầu viết.
Làm thế nào để cấu trúc ý tưởng hiệu quả
- Giúp người đọc - xây dựng những suy nghĩ dưới dạng kim tự tháp;
- Nhóm các ý tưởng tương tự, và sau đó diễn đạt mỗi nhóm trong một câu;
- Biện minh: rút ra kết luận từ chuỗi dữ liệu bằng phương pháp khấu trừ;
- Biện minh: rút ra kết luận từ một nhóm các điểm tương tự bằng cảm ứng.
Cách đưa ra khuyến nghị hữu ích
- Tiếp cận vấn đề từ quan điểm có hệ thống và hình dung nó với sự trợ giúp của các cây logic;
- Cấu trúc đề xuất của bạn dựa trên kết quả bạn có thể đạt được với họ.
Cách diễn đạt cấu trúc mong muốn bằng từ ngữ
- Sử dụng phần giới thiệu để nói với người đọc về những điểm chính trong 30 giây đầu tiên đọc;
- Sử dụng các tiêu đề và định dạng để thể hiện cấu trúc của kim tự tháp;
- Sử dụng chuyển tiếp rõ ràng giữa các nhóm đối số để người đọc không bị mất chuỗi.